Hoe werk je gestructureerd?
Werk jij ook zo ongestructureerd, en wil je dit graag veranderen? Je bent niet de enige! Veel mensen hebben geen of weinig structuur binnen hun werk. Ze willen het dan ook graag veranderen. Maar hoe? Lees snel verder om erachter te komen! Ook op newbroom.nl staan nog veel meer interessante blogs over gestructureerd werken.
Tijdmanagement
Tijd is een belangrijke factuur binnen gestructureerd werken. Dit is een breed begrip en geldt dan ook voor meerdere vlakken. Om te beginnen moet je altijd op tijd zijn. Op je werk, maar ook zeker op afspraken! Je kent de uitspraak vast wel; “liever te vroeg dan te laat”. Op deze manier kom je professioneel over. Daarnaast brengt het veel meer structuur in je werk als je op tijd werkt. Je moet goed plannen wanneer je wat doet. Dit brengt me dan ook bij efficiënt en doelgericht werken;
Efficiënt en doelgericht werken
Om efficiënt en doelgericht te werken is het belangrijk om je agenda goed bij te houden. Zo zou je telkens een week vooruit kunnen plannen. Of als dit te ver vooruit is, kan je elke keer aan het einde van je werkdag een planning maken voor de dag erna. Maak het dan ook een beetje leuk en uitdagend voor jezelf. Varieer in projecten of opdrachten. Als je bijvoorbeeld voor een online marketing bureau werkt kan je telkens één of twee uur uittrekken voor een opdracht. Zo wordt je werk niet eentonig. Meestal kan je dan ook een week vooruit plannen.
Het is ook handig om een plan van aanpak te maken bij iedere opdracht. Je werkt dan gestructureerd aan de opdracht. Zo verlies je geen kostbare tijd, of houd je zelfs tijd over voor andere opdrachten of eventueel vrije tijd! Wanneer je het daarentegen druk hebt is het handig om prioriteiten te stellen. Als er ineens een opdracht bijkomt die prioriteit heeft boven alle andere opdrachten, ga dan eerst aan de slag met je planning. Trek tijd uit voor deze belangrijke opdracht, plan het in in je agenda en zorg dat je de rest van de opdrachten vervolgens ook goed inplant. Werk vervolgens rustig jouw planning af. Zo voorkom je chaos!
Discipline en focus
Je planning is ook een stukje discipline. Je wilt namelijk niks uitstellen. Zo kom jij alleen maar in een grotere stapel met werk. Daarnaast is degene voor wie je het werk moet doen daar natuurlijk ook niet heel blij mee. Pak het dus meteen aan, trek er tijd voor uit en zet het in je agenda. Wat tijd betreft is dat ook weer een stukje discipline. Te laat komen is zoals eerder gezegd dus ook geen optie. Zo kom je minder serieus over.
Voor een goede focus tijdens je werk, is je werkomgeving het belangrijkst. Zorg ervoor dat je niet telkens gestoord wordt terwijl je aan het werk bent. Door jouw omgeving of door bijvoorbeeld je telefoon. Doe oortjes in met muziek als je met anderen in één kamer werkt. Zo kun je je even afsluiten. Leg anders je telefoon bijvoorbeeld op z’n kop zodat je het scherm niet kan zien. En leg hem als het even kan niet te dicht bij zodat je hem niet makkelijk weer oppakt. Maar dit is ook weer een stukje discipline!
Reflexie
Van je fouten kun je leren! Dit heb je vast vaker gehoord. Maar het is echt zo! Een van de beste manieren om beter te worden is door te kijken naar je eigen fouten. Wees dus niet bang om fouten te maken. Sterker nog, maak fouten! Naast dat je zelf kunt kijken naar wat je niet goed doet of hebt gedaan, kan je dat ook aan je collega’s vragen. Vraag wat je anders of beter kan doen en ga hierover met ze in gesprek. Sta open voor kritiek!
Aan de slag!
Nu je wat tips hebt gekregen om gestructureerd te werken, is het tijd om hiermee aan de slag te gaan. Maak een goede planning en een plan van aanpak voor ieder project. Laat deze eventueel checken door iemand anders om bijvoorbeeld te kijken hoe zij het zouden doen. Werk daarnaast met tijd en kom op tijd! Zo kom jij serieus en professioneel over. En reflecteer je werkgedrag. Zo zal je alleen maar beter worden!